Komunikasi Dalam Organisasi
Manusia adalah mahkluk monodualisme yaitu
manusia sebagai mahkluk individu dan mahkluk sosial. Karena manusia adalah
mahkluk sosial, manusia pasti membutuhkan manusia lainnya untuk
bersosialisasi dan berinteraksi sebagai kelompok ataupun sebagai masyarakat.
Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk
dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di
dalam kelompok atau organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang
merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok karena bila tidak
ada pemimpin maka tidak ada yang dapat mengatur kelompok atau organisasi
tersebut. Biasanya, suatu kelompok terdiri dari pemimpin, dan anggota kelompok.
Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi
dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama
yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun
kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri
dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial atau kebudayaan. Hubungan
yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing
individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat
untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Jenis-Jenis
Komunikasi
Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu
organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun
organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi
tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung
dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi
menurut Onong Uchyana Effendi dalam bukunya yang berjudul
“Dimensi-Dimensi Komunikasi” komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga
kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu
dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan
pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang
ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas.
Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu
media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
Proses
Komunikasi
Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang
akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel
(saluran), kemudian diterima oleh penerima.
ü
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi
komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan
melibatkan empat fungsi, yaitu:
1.
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh
anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi
pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan
dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan
informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi
konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan,
izin cuti dan sebagainya.
2.
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan
peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua
lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif
ini, yaitu:
Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran
manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur
organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah
banyak bergantung pada , Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi Kepercayaan
bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.Tingkat
kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Berkaitan dengan pesan atau message.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh
dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3.
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan
kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar
dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan
pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu
organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan
gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan
mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran
manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam
organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan
kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang
yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang
efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya
Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku
antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu
(a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given
situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan
perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan
tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya
komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan
harapan dari penerima (receiver).
Hambatan
Komunikasi dalam Organisasi Secara Efektif
Walau
komunikasi biasanya bersifat untuk memberi informasi atau berbincang demi
menjaga harmonis organisasi, tetapi komunikasi bisa saja mempunyai hambatan
yang membuat organisasi tidak berjalan secara efektif, diantaranya adalah :
ü
Filtering, yaitu
pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut seakan-akan
terlihat menguntungkan.
ü Selective perception, yaitu penerima pesan dalam
proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut
berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik
pribadinya.
ü Information overload, yaitu informasi yang kita terima
melebihi kapasitas kita dalam memproses/mengolah informasi tersebut.
ü Emotions, yaitu interpretasi yang berbeda terhadap
informasi saat kita sedang sedih dengan saat kita merasa senang.
ü Language atau bahasa, yaitu ketidakpahaman terhadap
bahasa atau istilah-istilah tertentu antara satu orang dengan yang lain.
ü Silence, yaitu tidak adanya komunikasi
ü
Communcation
apprehention, yaitu ketakutan/kecemasan seseorang untuk berkomunikasi Lying,
atau berbohong.
Cara
Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Adapun cara-cara yang efektif supaya tidak terjadinya hambatan komunikasi dalam
organisasi yaitu :
ü
Membuat suatu pesan
secara berhati-hati, tentukan maksud dan tujuan komunikasi serta komunikan yang
akan dituju.
ü Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi,
komunikator harus berusaha dapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan
perhatian pada pesan yang disampaikan sehingga penyampaian pesan dapat
berlangsung tanpa gangguan yang berarti.
ü
Mempermudah upaya
umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan, cara dan waktu
penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik agar mengahasilkan
umpan balik dari komunikan sesuai harapan.
0 komentar:
Posting Komentar